Bawaslu RI Bedah Teknis Penyusutan Arsip: Ingatkan Syarat Mutlak dan Dokumen Pertanggungjawaban Hukum

Lumajang – Guna meminimalisasi risiko hukum di masa mendatang, Badan Pengawas Pemilihan Umum Republik Indonesia (Bawaslu RI) membedah secara rigid teknis dan prosedur penyusutan arsip lembaga. Penjelasan teknis tersebut disampaikan langsung oleh Arsiparis Ahli Pertama Bawaslu RI, Irfan, dalam forum koordinasi kearsipan yang diikuti oleh jajaran pengelola arsip se-Jawa Timur, Selasa (9/6/2026).

Bapak Irfan menegaskan bahwa proses penyusutan dan pemusnahan arsip merupakan fase krusial dalam siklus hidup arsip yang pelaksanaannya wajib mengacu pada Perbawaslu Nomor 14 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta Perbawaslu Nomor 10. Dirinya mengingatkan bahwa pemusnahan berkas tidak boleh dilakukan secara sembarangan karena memiliki implikasi hukum yang serius.

Terdapat dua syarat mutlak yang wajib dipenuhi dalam proses pemusnahan arsip, yakni Syarat Material dan Syarat Formal/Prosedural. Secara material, dokumen yang akan dimusnahkan harus dipastikan telah habis masa retensinya dan sama sekali tidak sedang terlibat atau menjadi barang bukti dalam proses sengketa hukum di pengadilan.

"Secara formal, lembaga wajib membentuk Panitia Penilai Arsip berjumlah ganjil minimal tiga orang. Panitia ini bertugas menyusun notulen penilaian, surat pertimbangan, hingga mendapatkan persetujuan tertulis secara formal dari Lembaga Kearsipan Nasional atau ANRI," jelas Irfan.

Lebih lanjut, Irfan menggarisbawahi pentingnya pembuatan 7 dokumen pertanggungjawaban pasca-pemusnahan, termasuk di dalamnya Berita Acara (BA) dan Daftar Arsip yang Dimusnahkan. Dokumen-dokumen ini berstatus sebagai Arsip Vital yang wajib disimpan selamanya oleh lembaga sebagai benteng perlindungan hukum apabila terjadi gugatan di kemudian hari.