Cegah Penumpukan dan Perkuat Akuntabilitas, Ngopi Arsip Dorong Percepatan Penyusutan Dokumen

Lumajang - Kegiatan “Ngopi Arsip” yang diikuti jajaran Bawaslu Kabupaten Lumajang menyoroti pentingnya percepatan penyusutan arsip guna mencegah penumpukan dokumen serta memastikan kejelasan status arsip, baik musnah maupun permanen.

Diskusi yang berlangsung pada Selasa (24/02/2026) tersebut menghadirkan Arsiparis Bawaslu Kota Probolinggo sebagai narasumber ini mengungkap salah satu poin penting yang mengemuka adalah perlunya pelaksanaan penyusutan secara tepat waktu, mengingat proses pemberkasan melalui aplikasi Srikandi membutuhkan waktu. Apabila tidak segera dilakukan, penumpukan arsip berpotensi menghambat efektivitas kerja dan efisiensi ruang penyimpanan.

Dalam pemaparan materi dijelaskan bahwa arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya harus diserahkan ke unit kearsipan melalui daftar pindah, diperiksa, dicatat, dan diberkaskan. Unit pengolah juga wajib melakukan penilaian arsip minimal enam bulan sekali untuk menentukan nasib akhir arsip sesuai JRA.

Isu krusial lainnya adalah status berkas penanganan pelanggaran tahun 2019 seperti B2, B10, dan B15 yang ditegaskan sebagai arsip permanen. Artinya, dokumen tersebut wajib disimpan secara permanen atau diserahkan ke lembaga kearsipan dengan kelengkapan data yang memadai.

Radheteryan Firdiansyah, Kordiv SDMO Bawaslu Kabupaten Lumajang yang mengikuti kegiatan melalui Zoom, menilai percepatan penyusutan arsip menjadi langkah strategis untuk menjaga efektivitas organisasi.

“Penyusutan bukan berarti mengurangi tanggung jawab, tetapi memastikan setiap arsip memiliki kejelasan status hukum dan administratif. Ini bagian dari upaya kita menjaga integritas kelembagaan,” tegasnya.

Ia juga menambahkan bahwa koordinasi dan konsultasi lanjutan dengan Bawaslu RI akan terus dilakukan, terutama terkait usulan teknis seperti kehadiran inspektorat dalam pemusnahan arsip maupun penambahan user unit pengolah di Srikandi.

Melalui forum ini, Bawaslu Lumajang semakin mempertegas komitmen membangun sistem kearsipan yang tertib, efisien, dan akuntabel sebagai fondasi penguatan kelembagaan di tingkat daerah.