Ngopi Arsip Tegaskan Pentingnya Pengelolaan Arsip Inaktif, Uswatun Hasanah: Arsip adalah Bukti Akuntabilitas Lembaga

Lumajang - Pengelolaan arsip inaktif menjadi fokus pembahasan dalam kegiatan “Ngopi Arsip” yang diikuti jajaran pengelola arsip, termasuk dari Bawaslu Kabupaten Lumajang. Kegiatan tersebut menghadirkan Arsiparis Bawaslu Kota Probolinggo, Uswatun Hasanah, sebagai narasumber utama yang memaparkan strategi efektif penataan arsip inaktif agar tetap tertib, aman, dan akuntabel.

Dalam pemaparannya, Uswatun menjelaskan bahwa arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun namun tetap memiliki nilai guna sebagai alat bukti dan bahan pertanggungjawaban organisasi. Oleh karena itu, pengelolaannya tidak boleh diabaikan.
“Arsip inaktif tetap memiliki nilai strategis. Pengelolaan yang baik memastikan arsip dapat tersedia saat dibutuhkan, menjaga keutuhan dokumen, serta mendukung akuntabilitas lembaga,” terang Uswatun.

Ia menguraikan langkah sistematis dalam penataan arsip inaktif, mulai dari pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan dengan daftar serah terima, pemeriksaan fisik dan kelengkapan, pencatatan metadata dalam daftar arsip inaktif, hingga penyimpanan dalam boks atau rak sesuai klasifikasi. Seluruh proses tersebut harus mengacu pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang memuat status akhir arsip, apakah musnah atau permanen.

Selain itu, Uswatun juga menekankan pentingnya prosedur peminjaman arsip yang ketat melalui permohonan tertulis, pencatatan register keluar-masuk, serta pengawasan selama masa peminjaman. Dalam hal pemusnahan arsip, ia menegaskan bahwa harus dilakukan setelah masa retensi berakhir dengan inventaris akhir dan berita acara yang terdokumentasi.

Staf Arsiparis Bawaslu Kabupaten Lumajang, Martha Khunang, yang mengikuti kegiatan tersebut secara daring melalui Zoom, menyambut baik materi yang disampaikan. Menurutnya, forum ini memberikan penguatan teknis sekaligus perspektif baru dalam tata kelola arsip di tingkat kabupaten.

“Materi yang disampaikan sangat komprehensif dan aplikatif. Ini menjadi pengingat bagi kami bahwa tertib arsip bukan sekadar administratif, tetapi bagian dari menjaga integritas dan memori kelembagaan,” ungkap Martha.

Ia menambahkan, penguatan pengelolaan arsip inaktif akan menjadi perhatian bersama agar proses penataan, penyusutan, hingga penyimpanan permanen dapat berjalan sesuai regulasi dan prinsip akuntabilitas.

Melalui kegiatan ini, jajaran Bawaslu Lumajang semakin menegaskan komitmennya dalam membangun sistem kearsipan yang tertib, efisien, dan berorientasi pada transparansi, sebagai fondasi penting dalam mendukung kinerja pengawasan yang profesional dan bertanggung jawab.