NGOPI ARSIP Tekankan Pentingnya Penyusutan Arsip untuk Efisiensi dan Mitigasi Risiko

Lumajang - Upaya meningkatkan tata kelola kearsipan yang efisien dan akuntabel terus dilakukan Bawaslu melalui kegiatan NGOPI ARSIP (Ngobrol Pintar Seputar Arsip) dengan tema “Penyusutan Arsip: Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Risiko” yang digelar secara daring oleh Bawaslu Jatim, Selasa (27/1/2026). Kegiatan ini menjadi forum strategis untuk memperkuat pemahaman jajaran Bawaslu terhadap pentingnya penyusutan arsip.

Dalam diskusi tersebut, Arsiparis sekaligus PIC Arsip Bawaslu Kabupaten Bojonegoro Akhmad Fikri Faisal, selaku narasumber menegaskan bahwa penyusutan arsip merupakan bagian penting dari siklus pengelolaan arsip yang tidak dapat diabaikan. Penyusutan dilakukan melalui pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, serta penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.

“Penyusutan arsip bertujuan agar arsip bernilai guna tetap terpelihara, sementara arsip yang sudah tidak memiliki nilai dapat dikurangi sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih tertib, efisien, dan aman,” jelasnya.

Ia menambahkan, penumpukan arsip yang tidak terkendali berpotensi menimbulkan risiko hukum dan administrasi, terutama jika arsip tersebut sudah melewati masa retensi namun masih tersimpan tanpa kejelasan status.

“Dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan regulasi kearsipan, penyusutan arsip justru menjadi instrumen perlindungan kelembagaan,” tegas Fikri.

Kegiatan NGOPI ARSIP juga membahas prosedur teknis penyusutan arsip, mulai dari tahapan pemindahan arsip inaktif, mekanisme pemusnahan arsip, hingga penyerahan arsip statis, yang seluruhnya harus dilengkapi dengan berita acara sebagai bentuk pertanggungjawaban.

Menanggapi kegiatan tersebut, Anggota Bawaslu Kabupaten Lumajang, Radheteryan Firdiansyah, yang mengikuti diskusi secara daring menyampaikan bahwa NGOPI ARSIP memberikan pemahaman praktis bagi daerah dalam menata arsip kelembagaan.

“Diskusi ini sangat bermanfaat bagi kami di daerah. Penyusutan arsip bukan sekadar mengurangi jumlah dokumen, tetapi bagian dari upaya menjaga akuntabilitas dan keamanan kelembagaan Bawaslu,” ujar Radheteryan.