Optimalkan Pemberkasan, Bawaslu se-Jatim Perkuat Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis

Lumajang – Guna mempercepat akses informasi dan efisiensi kerja, Bawaslu Jatim mulai memperketat penerapan sistem pemberkasan arsip aktif. Langkah ini diambil untuk memastikan seluruh naskah tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya.
Pemberkasan arsip aktif dilakukan dengan menempatkan item dokumen ke dalam himpunan yang teratur berdasarkan klasifikasi arsip.

Proses ini melibatkan penggunaan perangkat keras seperti filing cabinet, sekat, dan folder, serta perangkat lunak berupa sistem klasifikasi dan indeks yang presisi. Ini terkuak dalam Ngopi Arsip Seri keempat, Selasa (3/02/2026) yangdigelar secara daring.

Nanda Dwi, arsiparis Bawaslu Kabupaten Nganjuk yang menjadi salah satu narasumber dalam kegiatan tersebut menyoroti pentingnya sinkronisasi antara fisik dan informasi arsip.

"Seringkali terjadi tertib fisik tapi tidak tertib informasi. Kami tidak ingin hal itu terjadi. Pemberkasan harus menghasilkan daftar arsip yang akurat, sehingga tidak ada lagi waktu yang terbuang hanya untuk mencari satu lembar dokumen," jelasnya.

Sesuai dengan mandat UU Nomor 43 Tahun 2009, Bawaslu Lumajang berkomitmen menjalankan tahapan pemeliharaan dan penggunaan arsip secara disiplin. Penggunaan Kode Klasifikasi seperti Kepegawaian (KP) atau Pengawasan (PM) menjadi standar wajib dalam setiap pelabelan folder untuk memudahkan temu balik arsip.

Sementara itu, secara terpisah, Radheterian selaku kordiv SDMO Bawaslu Lumajang mengingatkan bahwa tanggung jawab pemberkasan ada pada unit pengolah masing-masing.

"Setiap staf harus disiplin dalam melakukan penciptaan arsip dengan menggunakan Tata Naskah Dinas (TND) dan klasifikasi yang benar. Ini adalah investasi jangka panjang untuk kemudahan penyusutan arsip di masa mendatang sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA)," ungkap Radheterian.