Sambangi Bawaslu Lumajang, Dinas Kearsipan Ingatkan Pentingnya Keamanan Dokumen dan Prosedur Pemusnahan Resmi

Lumajang – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Lumajang memberikan sejumlah rekomendasi strategis terkait pengelolaan arsip dinamis saat menghadiri forum diskusi bersama Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Lumajang, Kamis (11/06/2026). Perwakilan Dinas Kearsipan Lumajang, Iva Fauziah, mengingatkan pentingnya menjaga fisik arsip dari risiko kerusakan serta kepatuhan terhadap regulasi pemusnahan dokumen negara.

Dalam tinjauan langsung ke ruang arsip Bawaslu Lumajang, Iva menyoroti tantangan efisiensi anggaran yang kerap berdampak pada fasilitas penyimpanan di berbagai lembaga daerah. Ia mengimbau dengan tegas agar seluruh dokumen penting, baik aktif maupun inaktif, tidak disimpan di area terbuka demi menghindari kerusakan fatal akibat faktor lingkungan dan hama.

"Kami tadi sempat melihat ke ruang arsip. Di mana-mana, kendala yang jamak terjadi di Kabupaten Lumajang memang terkait efisiensi anggaran. Tetapi kami memohon, arsip jangan sampai diletakkan di luar ruangan. Bagaimanapun juga, arsip tersebut menyimpan data-data penting. Kita harus mengantisipasi risiko kerusakan, baik karena terkena air hujan, serangan serangga, maupun tikus," ujar Iva Fauziah di hadapan jajaran Bawaslu Lumajang.

Selain aspek pengamanan fisik, forum ini juga mengupas langkah strategis Bawaslu Lumajang yang telah berhasil menginventarisasi daftar arsip aktif dan inaktif di atas tahun 2019. Iva menjelaskan bahwa dokumen-dokumen yang telah masuk daftar retensi tersebut kini bersiap memasuki tahapan pemusnahan. Kendati demikian, ia mengingatkan agar proses penghapusan dokumen wajib patuh pada tertib administrasi nasional.

"Berdasarkan hasil koordinasi dengan arsiparis Bawaslu Lumajang, daftar arsip aktif dan inaktif di atas tahun 2019 sudah tercatat dengan baik untuk tujuan pemusnahan. Langkah selanjutnya adalah mengusulkan daftar tersebut ke Bawaslu Pusat guna mendapatkan rekomendasi resmi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kami mohon, sebelum ada surat rekomendasi dari ANRI keluar, pemusnahan arsip jangan dilakukan terlebih dahulu," tegas Iva.

Di akhir penjelasannya, Iva menyebutkan bahwa dasar hukum pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pengawas pemilu telah diatur secara ajek melalui Peraturan Bawaslu Nomor 10 Tahun 2020. Sementara di tingkat daerah, Dinas Kearsipan mengacu pada Peraturan Bupati (Perbup) terkait Pedoman Arsip Statis dan Dinamis demi menjamin keselarasan tata kelola dokumen negara yang akuntabel.