Siklus Hidup Arsip Jadi Cermin Profesionalitas, Bawaslu Jatim Inisiasi Forum 'Ngopi Arsip'

Lumajang – Pejabat Unit Kearsipan Bawaslu, Dominikus Cahyo, dalam sambutan kegiatan Ngopi Arsip (Ngobrol Pintar Arsip) yang digelar oleh Bawaslu Jatim pada Selasa (13/01/2026), menekankan pentingnya perubahan paradigma dalam melihat tempat penyimpanan dokumen. Ia mendorong seluruh jajaran Bawaslu untuk meninggalkan terminologi lama yang terkesan mengesampingkan nilai dokumen negara.

"Selama ini istilah gudang arsip sering digunakan, padahal istilah yang lebih tepat adalah ruang arsip. Oleh karena itu, perlu dibiasakan penggunaan istilah ruang arsip agar lebih tepat dan profesional," tegas Dominikus Cahyo.

Lebih lanjut, Dominikus memaparkan data tren pemusnahan arsip tahun 2025. Tercatat wilayah Yogyakarta dan Provinsi Jawa Tengah menjadi daerah dengan pengajuan pemusnahan terbanyak. Sementara itu, untuk wilayah Jawa Timur, langkah ini baru ditempuh oleh tingkat provinsi dan Bawaslu Kota Surabaya. Hal ini menunjukkan perlunya akselerasi kapasitas pengelolaan arsip di daerah lain.

"Keberhasilan dalam melakukan pemusnahan arsip menandakan bahwa siklus hidup arsip telah berjalan dengan baik. Melalui forum ini, kondisi pengelolaan arsip di masing-masing instansi akan dibahas secara mendalam karena peningkatan kapasitas masih sangat diperlukan," tambah Dominikus.

Menanggapi hal tersebut, Anggota Bawaslu Lumajang sekaligus Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia, Organisasi, dan Diklat (SDMO), Radheteryan Firdiansyah, menyatakan komitmennya untuk segera melakukan pembenahan internal. Baginya, pemahaman mengenai perbedaan arsip aktif, inaktif, hingga arsip vital sangat menentukan efektivitas pengawasan di lapangan.

"Kami sangat mengapresiasi forum 'Ngopi Arsip' ini. Arahan mengenai penggunaan istilah 'Ruang Arsip' adalah langkah awal untuk membangun mindset profesionalisme staf. Kami di Bawaslu Lumajang berkomitmen untuk memastikan siklus hidup arsip, termasuk prosedur pemusnahan bagi yang telah habis masa retensinya, dapat terlaksana dengan tertib sesuai regulasi yang berlaku," ujar Radheteryan.

Sebagai informasi, pengelolaan arsip di Bawaslu melibatkan peran aktif Unit Pengolah di setiap divisi serta pembinaan dari Unit Kearsipan secara berjenjang. Keberhasilan tata kelola ini menjadi bukti bahwa Bawaslu tidak hanya kuat dalam fungsi pengawasan, tetapi juga tertib dalam menjaga memori kolektif bangsa.