Solusi Keterbatasan Depo Arsip Mengemuka dalam Diskusi Ngopi Arsip

Lumajang - Keterbatasan ruang penyimpanan arsip menjadi salah satu tantangan yang dihadapi banyak satuan kerja dalam pengelolaan arsip kelembagaan. Isu tersebut mengemuka dalam sesi diskusi NGOPI ARSIP (Ngobrol Pintar Seputar Arsip) yang digelar oleh Bawaslu Jatim secara daring pada Selasa (20/1/2026), dan diikuti oleh pengelola arsip dari berbagai Bawaslu Kabupaten/Kota.

Permasalahan tersebut mencuat saat peserta dari Bawaslu Kabupaten Banyuwangi mempertanyakan solusi yang dapat ditempuh apabila kapasitas depo arsip tidak lagi memadai. Menanggapi hal itu, Wahyudi, Arsiparis Bawaslu Kabupaten Lumajang, membagikan pengalaman daerahnya dalam mengelola keterbatasan ruang penyimpanan arsip.

“Bawaslu Kabupaten Lumajang sejak tahun 2019 telah menjalin kerja sama melalui MoU dengan Dinas Arsip Daerah, sehingga sebagian arsip inaktif dapat disimpan di depo milik dinas,” ungkap Wahyudi.

Ia menjelaskan bahwa kerja sama tersebut menjadi solusi strategis untuk menjamin keamanan arsip sekaligus menjaga keberlanjutan pengelolaan arsip inaktif yang volumenya terus bertambah. Selain itu, sinergi dengan lembaga kearsipan daerah juga memberikan kemudahan dalam penataan dan pemeliharaan arsip sesuai kaidah kearsipan.

Pemateri kegiatan, Silvi Apriliaana Sari, Staf Arsiparis Bawaslu Kabupaten Blitar, menegaskan bahwa kolaborasi dengan lembaga kearsipan daerah merupakan langkah yang sangat memungkinkan dan perlu didorong.

“Kerja sama dengan Dinas Arsip tidak hanya membantu penyediaan ruang penyimpanan, tetapi juga membuka peluang pendampingan teknis hingga hibah sarana kearsipan,” jelas Silvi.

Ia pun mendorong Bawaslu Kabupaten/Kota untuk menjalin kolaborasi serupa demi kelancaran pengelolaan arsip di daerah masing-masing.
Menanggapi hal tersebut, Koordinator Divisi SDMO Bawaslu Kabupaten Lumajang, Radheterian Firdiansyah, menilai bahwa pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian tak terpisahkan dari penguatan tata kelola kelembagaan.

“Pengelolaan arsip tidak hanya soal ruang penyimpanan, tetapi juga komitmen untuk menjaga akuntabilitas dan memori kelembagaan. Pengalaman Bawaslu Lumajang menunjukkan bahwa kolaborasi lintas lembaga menjadi solusi efektif dalam menjawab keterbatasan yang ada,” ujar Radheterian.

Ia menambahkan bahwa Bawaslu Kabupaten Lumajang berkomitmen untuk terus memperkuat sistem kearsipan, baik dari sisi SDM, sarana prasarana, maupun kerja sama dengan instansi terkait.

“Ke depan, kami akan terus mendorong pengelolaan arsip yang tertib, aman, dan berkelanjutan agar dapat mendukung kinerja pengawasan pemilu secara profesional,” tambahnya.

Melalui diskusi NGOPI ARSIP ini, kegiatan tidak hanya menjadi sarana transfer pengetahuan, tetapi juga wadah berbagi solusi konkret dan praktik baik antar daerah yang dapat direplikasi, guna mewujudkan pengelolaan arsip Bawaslu yang tertib, akuntabel, dan berkelanjutan.