Wujudkan Tertib Administrasi, Bawaslu Optimalkan Prosedur Pelaporan Arsip Terjaga ke ANRI

Lumajang – Bawaslu terus mematangkan prosedur pelaporan dan penyerahan arsip guna mewujudkan tata kelola lembaga yang akuntabel. Melalui Unit Pengolah, Bawaslu diwajibkan melaporkan daftar Arsip Terjaga kepada ANRI paling lambat satu tahun setelah kegiatan berlangsung.

Pelaporan dilakukan secara komprehensif, mencakup penyiapan daftar berkas dan isi berkas dalam bentuk softcopy maupun hardcopy. Prosedur ini merupakan bagian dari siklus pengelolaan arsip dinamis yang diatur dalam Peraturan ANRI Nomor 41 Tahun 2015.

Setelah pelaporan, Bawaslu wajib menyerahkan salinan autentik dari naskah asli kepada ANRI.

"Penyerahan ini disertai dengan Berita Acara Serah Terima (BAST) sebagai bukti peralihan tanggung jawab pengelolaan antara Bawaslu dan ANRI," ungkap Alaikal Sa’dullah, pengelola arsip Bawaslu Jatim dalam pengantar zoom Ngopi kearsipan yang diikuti oleh Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jatim.

Proses autentikasi menjadi titik krusial dalam tahap ini. Untuk dokumen konvensional, salinan harus dinyatakan sesuai asli oleh Pencipta Arsip dan diverifikasi oleh ANRI.

Sedangkan untuk dokumen elektronik, verifikasi dilakukan selambat-lambatnya sepuluh hari kerja setelah diterima. Tertib prosedur ini diharapkan mampu menjaga ketersediaan data strategis negara seperti kontrak karya dan masalah pemerintahan strategis lainnya secara berkelanjutan.