Perkuat Tata Kelola Kearsipan, Bawaslu Lumajang Ikuti Rakor Bahas Outlook Arsip 2026

Lumajang – Bawaslu Provinsi Jawa Timur menggelar kegiatan Outlook Arsip 2026 bertema “Menjaga Warisan, Membangun Masa Depan” secara daring melalui Zoom Meeting, Selasa (6/1/2026). Kegiatan ini diikuti oleh jajaran Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur, termasuk Bawaslu Kabupaten Lumajang melalui Bagian SDM dan Organisasi.

Kegiatan yang difasilitasi oleh Bagian Kearsipan Bawaslu Jawa Timur ini bertujuan untuk menyamakan persepsi sekaligus memantapkan rencana kerja pengelolaan arsip tahun 2026, khususnya terkait pengajuan pemusnahan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan.

Narasumber kegiatan, Alaika Sa’dullah dari Bagian Kearsipan Bawaslu Jawa Timur, menjelaskan bahwa fokus utama pengelolaan arsip tahun 2026 diarahkan pada pemilahan arsip aktif dan inaktif, serta penataan arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan.

“Apabila arsip yang dimusnahkan berasal dari divisi tertentu, maka divisi tersebut wajib terlibat langsung dalam proses pemusnahan dan menandatangani berita acara sebagai saksi, bersama perwakilan dari divisi hukum,” jelas Alaika.

Dalam pemaparannya, disampaikan pula kriteria arsip yang dapat dan tidak dapat dimusnahkan. Arsip kepegawaian PNS/ASN hingga tahun 2016 ke belakang (9 tahun), arsip inaktif keuangan delapan tahun ke belakang, serta arsip parmas dapat dimusnahkan. Sementara itu, arsip yang berkaitan dengan Penanganan Pelanggaran (PP) dan Pengawasan bersifat permanen dan tidak boleh dimusnahkan.

Selain itu, arsip permanen juga mencakup berkas Ketua dan Anggota Bawaslu hingga tingkat kabupaten/kota. Adapun berkas pendaftaran Panwascam termasuk arsip yang dapat dimusnahkan sesuai ketentuan.

Alaika menambahkan, seluruh surat masuk yang akan diusulkan pemusnahan wajib dimasukkan dalam Daftar Arsip Usulan Musnah (DAUM) yang telah dilengkapi kolom dan tabel pendukung. Setiap satuan kerja juga diwajibkan melaporkan arsip aktif dan inaktif setiap enam bulan sekali, serta memindahkan arsip inaktif ke Bawaslu Provinsi Jawa Timur setiap satu tahun sekali disertai tanda terima.

Kegiatan ini juga diisi dengan sesi diskusi dan tanya jawab dari berbagai daerah, antara lain terkait pengarsipan melalui aplikasi Srikandi, pemusnahan arsip fisik dan digital, hingga teknis penataan arsip dari awal. Menjawab hal tersebut, Alaika menegaskan bahwa acuan pengelolaan arsip saat ini masih menggunakan Perbawaslu Kearsipan yang berlaku, sembari menunggu penyempurnaan kebijakan.

“Yang terpenting adalah membedakan mana arsip dan non-arsip. Jika kita paham, pekerjaan akan terasa lebih mudah. Format penataan arsip nantinya akan kami bagikan agar seragam,” ujarnya.

Sebagai tindak lanjut, Bawaslu Jawa Timur akan menggelar diskusi kearsipan secara rutin setiap Selasa pukul 10.00 WIB dengan tema berbeda di tiap pertemuan. Narasumber akan ditunjuk dari PIC arsiparis, termasuk dari Bawaslu RI dan beberapa kabupaten/kota terpilih melalui undian.

Kegiatan Outlook Arsip 2026 ini diharapkan menjadi langkah awal penguatan tata kelola kearsipan di lingkungan Bawaslu, sekaligus memastikan warisan dokumen kelembagaan terjaga dengan baik demi mendukung kinerja pengawasan pemilu yang profesional dan akuntabel di masa depan.